FAQ

Perché cambiare se chi ci ha fatto il ritiro in passato ci ha comunque rilasciato un attestato di avvenuta distruzione?

Attenzione! Il semplice affidamento delle operazioni di distruzione ad una Società esterna, anche se formalmente qualificata come Responsabile al Trattamento, non è sufficiente a sgravare il Titolare dalle responsabilità giuridiche connesse alla sua posizione, permanendo infatti l’obbligo di garantire personalmente l’adozione delle necessarie misure di sicurezza minime. Dovere che si concretizza nella scelta della Società Responsabile sulla base di elementi concreti e producibili, per esperienza, capacità ed affidabilità nel fornire alla stessa istruzioni scritte e nel vigilare con controlli specifici. L’attestato di avvenuta distruzione deve certificare la corretta gestione di tutta la filiera di distruzione poiché la privacy e la riservatezza devono essere garantite in ogni fase del processo, dal ritiro, al trasporto alla demolizione. Non è sufficiente attestare la mera distruzione del documento.

E’ inoltre, fondamentale prestare attenzione al fatto che il formulario rilasciato dalle società che effettuano il ritiro dei documenti attesta solamente che il rifiuto cartaceo è stato avviato ad un impianto di recupero, ma non attesa nulla in riferimento alla gestione del dato non esonerando quindi il titolare del trattamento dagli obblighi di legge.

I documenti da distruggere devono essere trattati come tali e non come rifiuti.

Se disponiamo già di un distruggi-documenti («shredder») nel nostro ufficio perché devo utilizzare il vostro servizio?

Gestire la distruzione internamente comporta l’utilizzo di proprio personale per tale attività; quando i dipendenti fanno la triturazione ci sono due aspetti da considerare: 

1) impiegare i dipendenti di basso livello per la distruzione dei documenti, con il pericolo di esporre dati sensibili del personale e informazioni aziendali, a persone non destinate alla visione.
2) impiegare i dipendenti di alto livello per la distruzione, ma essi sono generalmente molto impegnati e pagati con stipendio superiore per fare lavori molto più importanti che triturare i propri documenti; 

Entrambe le soluzioni sono inaccettabili.

Si ottiene un risparmio utilizzando il vostro servizio?

Quando l’Azienda distrugge tutto ciò che dovrebbe, è molto meno costoso esternalizzare il servizio. Un distruggi documenti con prestazioni ragionevoli per lo sminuzzamento di una risma di carta (circa 2 kg) ha bisogno di circa 10 minuti. Di conseguenza la triturazione del contenuto di un nostro contenitore richiederebbe circa 3,5 ore di lavoro. A ciò deve essere aggiunto l’investimento nella macchina distruttrice, le manutenzioni e la gestione del rifiuto generato. Esternalizzando il servizio si elimina tutto questo.

I nostri documenti vengono conservati nel tempo quindi a cosa ci serve un servizio di distruzione?

Il Regolamento UE 679/2016, art. 5, comma 1, lettera e, stabilisce che “i dati personali oggetto di trattamento sono […] conservati in una forma che consenta l’identificazione dell’interessato per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati”. Una volta trascorso questo periodo, l’unico modo accettabile per eliminare questi documenti è quello di distruggerli utilizzando un metodo che ne garantisca la distruzione totale in quanto i dati personali e sensibili non hanno una scadenza temporale. Documentare la data esatta ed il metodo usato per la distruzione è un obbligo legale.

Vengono effettuati i controlli sul rispetto della privacy e da chi?

E’ stato firmato un Protocollo d’intesa fra l’Autorità Garante per la protezione dei dati personali e la Guardia di Finanza. L’Autorità, in merito alle questioni in cui ritenga necessario avvalersi della collaborazione, attiva il Nucleo Speciale Servizi Extratributari della Guardia di Finanza il quale assicura gli adempimenti connessi all’attività ispettiva avvalendosi, se del caso, dei Nuclei di Polizia Tributaria territorialmente competenti che segnaleranno all’Autorità Garante tutte le situazioni rilevanti ai fini dell’ applicazione del codice, di cui vengano a conoscenza nel corso dell’ esecuzione delle ordinarie attività di servizio.