Ad Acta wurde mit dem Ziel gegründet, einen zertifizierten Vernichtungsprozess für sensible und vertrauliche Dokumente, ob in Papierform oder auf elektronischen Datenträgern, anzubieten. Neben der Vernichtung von Papierarchiven, setzt Ad Acta auf eine ganzheitliche Lösung, die von der Sammlung, über den Transport bis zur zertifizierten Vernichtung sensibler und vertraulicher Dokumente reicht. Täglich fallen im Büroalltag nicht für die Öffentlichkeit bestimmte Unterlagen an, die nach kürzester Lebensdauer entsorgt werden müssen. Nur allzu oft landen diese Unterlagen im Papierkorb, ohne dabei dem Inhalt große Beachtung zu schenken. Nicht selten jedoch enthalten diese Dokumente sensible und vertrauliche Daten, die einem speziellen Entsorgungsprozess zugeführt werden müssen. Die von Ad Acta entwickelten Abläufe bieten gerade in diesen Situationen eine ideale Lösung. Der zertifizierte Vernichtungsprozess garantiert die höchsten Sicherheits-und Privacy-Standards während des gesamten Vorgangs.
Die Lösung
Entsorgung von vertraulichen Dokumenten
Die Sammlung der für die Entsorgung bestimmten vertraulichen und sensiblen Dokumente erfolgt über Spezial-Container, die von Ad Acta vor Ort zur Verfügung gestellt werden. Die im verschlossenen und somit unzugänglichen Container aufbewahrten Unterlagen werden in regelmäßigen Zyklen von Ad Acta abgeholt und in einer autorisierten Anlage vernichtet.
Periodischer Austausch der Sicherheitsbehälter
Der Austausch der Sicherheitsbehälter erfolgt in Absprache mit dem Kunden in regelmäßigen Zyklen. Der Container wird versiegelt und an eine autorisierte und zertifizierte Vernichtungsanlage übergeben. Der abgeholte Behälter wird durch einen leeren Container derselben Dimension ersetzt, um so die Kontinuität des Dienstes zu gewährleisten.
Zertifizierte Vernichtung der Dokumente
Die versiegelten Behälter werden an die Vernichtungsanlage überstellt, wo sie automatisch in die Zerkleinerungsanlage entleert werden. Diese befindet sich in einem geschlossenen, videoüberwachten Raum. Die Vernichtung erfolgt gemäß DIN-Norm 66399. Jede Phase des Vorgangs wurde sorgfältig geplant, um die höchsten Sicherheits- und Datenschutzstandards zu gewährleisten. Auch während des Vernichtungsprozesses sind die sensiblen Dokumente weder zugänglich noch einsehbar, da die Anlage versiegelt und kein Zutritt von außen möglich ist.
Das Zertifikat
Am Ende des Vernichtungsprozesses erhält der Kunde ein Zertifikat über die erfolgte Zerstörung der Unterlagen gemäß DIN-Norm 66399. Dieses Zertifikat kommt somit den Vorgaben der EU-Verordnung 2016/679 nach. Die von Ad Acta angebotene Lösung lässt sich reibungslos in die Arbeitsabläufe vor Ort einbinden, unter Einhaltung aller rechtlichen Vorgaben.